ガテン系個人事業主のクラウド活用術 〜スタッフ&現場管理編

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皆さんガテン系と聞いてどういったことを想像されるでしょうか。

やはりガテン系=3K(きつい・汚い・危険)というイメージではないかと思います。ともすれば学のない人間が行き着く先と思われている方も少なくないでしょうね。

もっともガテン系と一口に言っても職種は様々で、Wikipediaから引用させていただきますと

土木・建築・ドライバー・調理師・メカニック等、いわゆるブルーカラー

via – ガテン Wikipedia

と括られています。

補足ですが、このガテンという言葉は1991年9月にリクルートから創刊された「現場労働」に特化した求人情報誌の名称。これをきっかけにして「肉体労働=ガテン」という代名詞になったようです。

雑誌名の由来は職人が使う言葉「合点だ」から来ているそうですw

私自身、高校を早めに卒業してから現在に至るまで、およそ25年以上この業界に従事していますが、その中で感じることは

不良もいる、落ちこぼれも確かにいる。

しかし親方の元で経験を積むことでやがて手に職を持つというプライドが芽生え、人間的にも成長し打たれ強くなっていく。

と、そう思えるわけです。

建築系ガテン業界の現状を憂う

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私のように社長(代表)という肩書きがありながらも、普通の作業員と変わらない「現場作業」をされている社員5名以下の個人事業主はこの建築業界には大変多いです。

そのような方はだいたい(あくまで私の観測範囲内ですが)、IT(information technology)と呼ばれる情報技術に疎いです。現在ではインターネットが普及されているわけですが、コンピュータとネットを使った情報には本当に遅れているという印象があります。

なぜなのでしょうか。

肉体労働と知的生産のギャップが考えられます。つまり、肉体を使った仕事から脳を使った仕事への切り替えがうまくいかないんでしょうね。すごく分かります。

むしろ自分からあえてそういった技術を遠ざけている印象さえあります。

一作業員として現場で働く若い世代はわりと世の中に柔軟に対応しています。しかし四十代、五十代で職人も兼業している個人事業主の多くの方は、スマートフォンやパソコンを毛嫌いしていると感じます。

私も数年前まではそんな感じで、スタッフの管理や現場の管理、在庫の管理といった事務的なことは「感覚」で行ってきました。

なんとなく手帳にメモはするけど資料をまとめる時に乱雑に控えたメモが見つからないとか、お客様への請求書なんかも資料がないのですごく適当。

でもこんな調子でもなんとなくやってこれるのがこの業界(主に建築業界)の怖いところ。受注された建物を工期内に終わらせればだいたいカタチになってしまいます。事務的なことも、受け取るお客様時点でどんぶり勘定だからなんとかなってしまう。怖い世界です。

ガテン系個人事業主のクラウド活用術

それでは本題に入ります。

今回はクラウドを利用したスタッフ(外注含)&現場管理に的を絞って、私が現在取り入れている方法をかなりぶっちゃけてシェアしたいと考えています。

主に利用している2つのクラウド型WEBサービス

スタッフや現場状況はほぼ自宅のMacで管理しています。もちろん出先ではiPhoneやMacBook Proを使って確認・修正をしますが、基本はやはり大画面でやったほうが作業効率は断然いいですね。

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1:Google

これはド定番になりますがGoogleのGmailカレンダーを使っています。

・Gmail
詳しくはこちら ☞ Gmail を使う 10 の理由 をご覧ください。

各現場に直行直帰しているスタッフや外注スタッフの出勤状況をGmailで受け取り管理しています。

スタッフは基本日給月給ですので、一日出勤すると作業の出来高に関わらず一日分の給料を支払わなければなりません。お客様へ請求書を提出する際はだいたいの目安としてスタッフの出勤状況(後ほど出てきますが「出面」という俗語で表現します)を参考にして請求書を作成しています。

会社=私自身は出来高で請負契約をお客様と交わしているので、最終的には契約金額と出来高を照らし合わせて請求させていただいていますが、締め日をまたいでの請求がほとんどですから「内金として」を表記し、出面分+材料費を毎月請求するカタチをとっています。

・Googleカレンダー
詳しくはこちら ☞ Google カレンダーを使用する 7 つの理由をご覧ください。

▼スタッフから受け取った「出面メール」をその都度Googleカレンダーに入力

カレンダー
カレンダー
▲上記の画像はともにGoogleカレンダー

スタッフ一人につきひとつのカレンダーを作り色分けして管理しています。こうすることで稼働している現場が一目で確認できます。

▼項目の内容を記入

カレンダー項目

「現場名・場所・カレンダー名・説明」を編集します。

タイトルには現場名を。毎日同じ現場が動くとは限らないので、繰り返しにはせず終日にチェック。場所に現場住所を入れることで、地図をクリックするとGoogleマップが立上がりルート検索を容易にすることができます。

余談になりますが、仕事用とプライベート用のカレンダーも作りカレンダーごとに奥さんと共有することで家族のイベントや個人の動きをお互いで把握するようにしています。

説明の欄にはスタッフ名や元請けさんからの指示事項、現場内での打ち合わせ備忘録、メモを記入するようにしています。

また、iライフログやFoursquareというiPhoneアプリと連携させることにより、カレンダー上にログを残すようにしておくと「一週間前にどこの現場にいたのか」や「自宅でのタスク処理中に何をしていたのか」などを簡単に確認することが可能になります。

参考 ☞ iライフログでの運用を修正しました|タイトル変更の注意点 | Serial Number ZERO

参考 ☞ [零]モレスキンやほぼ日の代わりになるもの|クラウドの活用 | Serial Number ZERO

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2:Dropbox

大事なファイルをネット上のサーバーに置いておきます。いつも最新のファイルがネット上にあるので様々な場所から閲覧や編集が可能になるのです。

https://www.dropbox.com/

テンプレートをすべてExcel(Numbers)やWord(Pages)で自作し、スタッフや現場管理といったファイルだけを格納しています。
テンプレート

グレーで塗りつぶしてあるセルにはスタッフ名、英字で表現されたセルには本来現場名が書かれています。

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左のバーは日付(締め日を20日としているので毎月21日〜20日と表記)、縦軸と横軸の末セルに出面の合計を設定しています。

本来出面は一日につき「1」が正解なのですが、「0.5」とあるのは半日だけ仕事をした、あるいは半日で終了し別の現場へ移動したという意味です。

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現場ごとの出面表で、作業した人員の数を日付に合わせて記入します。こちらも合計値を末セルに設定し、毎日の稼働人員を確認できるようにしています。

元請けの案件ごとに色分けするようにしているのですが、こうしてみるとブルーに設定した元請けさんのお仕事が大半を占めているのがわかります。

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請求書を書く際出面を参考にしているのですが、この表は現場ごとの出面を集計しながら1人あたりの単価(常用人工)を紐付けしてあるので、現場ごとにいくら請求するのが妥当なのかが分かるようになっています。

上の章でも書きましたが、最終的には契約金額と出来高を照らし合わせて請求させていただいていますが、締め日をまたいでの請求がほとんどですから「内金として」を表記し、出面分+材料費を毎月請求するカタチにさせていただいています。

「材料費」というのは、当月内に発注した材料の合計金額です。問屋さんに協力していただき、20日の締め日に間に合うように毎月請求書とは別に現場ごとの発注データを送っていただいています。

そのデータを元にシートに記入し、出面合計金額と材料費をお客様に「内金」として請求しています。

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最後は私がスタッフや外注に支払う項目。

日給の額が違うのは能力によって私が判断して決めさせてもらっています。この中には交通費やその他経費は含まれていませんので、別途スタッフから上がってくる経費内訳データに基づいた金額を支払うことになります。

赤く塗りつぶした「純利益」とは、支払い合計と請求合計を単純に相殺した結果残った売り上げではない純粋な利益です。ここでいうと112,000円が月の利益となり、売り上げの10%にも満たない利益率ということがわかります。

もっとも、内金として算出した出面+材料費が売り上げのすべてではなく、のちにスタッフから上がってくる出来高データをもとに清書したり、経費の支払いなどもあるのであくまで参考資料でしかありません。

しかし、この参考資料がしっかりしたものであればあるほど裏付けもとれますし、会社の方向性を決める重要なデータになっていることも忘れてはならないと思っています。

まとめ

以上が、私が実践しているスタッフ&現場管理をする上でクラウドを活用した方法です。

Google と Dropbox。

二つのWEBサービスはMacとiPhoneだけじゃなく、もちろんWindows PCやAndroid端末でも利用することができますし、双方向で同期が可能なので、地球上のどこにいてもどこからでもデータを閲覧・編集することができるのは大きいと思います。

建築に携わる人間はひとつのところに留まって仕事をする職種ではありません。さらに予定も土壇場でどんどん変わっていきます。

臨機応変にどこからでもリスケを試むためには「クラウドサービス」をどんどん活用していくのが、今後の我々の課題のひとつなのは間違いないでしょう。

さいごに

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とかくガテン系(特に建築職人系)は筋肉がモノを言うみたいな風潮を感じてしまいますが、より効率的に作業を進める上ではこういったITも取り入れなくちゃいけないと考えます。

大手企業では当然のごとく実践されているネットを活用した独自管理システムがあると思いますが、私たちのような個人事業主レベルではシステムを構築するのにはかなりの労力を要します。原因はやはり古い考えがいまだ根強くあるからに他なりませんが、若い世代だけでなくベテランの職人さんにももっとネットを活用していってもらいたいですね。

「よくわからないから」

そりゃそうでしょう。やろうとしないのだから。

当然向き不向きもあるでしょうし、個人の価値観をねじ曲げてまで押し付ける気は毛頭ありません。

しかし、少しでも状態を良くしたいという考えがあるのであれば、手段のひとつとして取り入れていってもらいたいものです。

私もこの方法が得策である!とは言い切れませんし、いまだに良い方法はないかと探しているところです。むしろ、もっといい方法があればどんどんアップデートしていきたいという欲求は常に持っています。

ガテン系にもITを。

切に思います。


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